Op kantoor, thuis of een mix?
In 2015, lang voor we ons een pandemie die ons allen leerden thuiswerken, schreef ik deze blog. De inhoud blijft relevant en nuttig om delen.
We openden een kantoor in Roemenië en startten onze eerste projecten op samen te werken met onze collega's uit Cluj. Na onze eerste succesvolle ervaringen kunnen we onze geleerde lessen delen. Verrassend genoeg blijkt dat onze lessen geschikt zijn voor alle vormen van gedistribueerd werken
- Creëer inzicht in de kritische succesfactoren van het project.
- Communiceer omdat je niet niet kunt communiceren
- Gebruik hulpmiddelen die gedistribueerd werken mogelijk maken en faciliteren
- Vertrouw niet uitsluitend op schriftelijke communicatie
- Flexibele zelfsturende teams
In jonge IT gerelateerde bedrijven is er historisch gezien veel aandacht voor het zelf kiezen van de juiste werkplek. Teamleden werken op één van de kantoren strategisch gekozen in Vlaanderen bijvoorbeeld rond Gent of Leuven, maar ook thuis en bij de klant. Tijdens een 'stand up meeting' bellen we soms vanaf drie tot vier verschillende locaties! Ik spreek liever over gedistribueerd werken, omdat we gewoon zijn om als een zelfsturend team te werken. Onze plat organisatiestructuur in combinatie met een gestructureerde manier van werken leidt tot een sterk maar gedistribueerd netwerk.
Gedistribueerd werken
In jonge IT gerelateerde bedrijven is er historisch gezien veel aandacht voor het zelf kiezen van de juiste werkplek. Teamleden werken op één van de kantoren strategisch gekozen in Vlaanderen bijvoorbeeld rond Gent of Leuven, maar ook thuis en bij de klant. Tijdens een 'stand up meeting' bellen we soms vanaf drie tot vier verschillende locaties! Ik spreek liever over gedistribueerd werken, omdat we gewoon zijn om als een zelfsturend team te werken. Onze plat organisatiestructuur in combinatie met een gestructureerde manier van werken leidt tot een sterk maar gedistribueerd netwerk.
Creëer inzicht in de kritische succesfactoren van het project
Iedereen is zich ervan bewust dat hij binnen scope, tijd & budget moet leveren, maar weten waarom wij het voor onze klant maken, leidt tot een beter product. Stel je voor dat jouw klant persoonlijk aan jouw team uitlegt waarom hij het project heeft geïnitieerd, dan is dat een mooi startpunt bij de kick-off van jouw project. Nodig gerust iedereen aan het begin van het project uit om samen rond de tafel te zitten! Ook al is het maar één keer fysiek, dit vormt een solide basis voor de rest van het project en het schept wederzijds begrip.
Aarzel niet om bij elke sprintmeeting of increment een specifieke doelstelling aan een sprint te geven. Het hele team doet er alles aan om het doel te bereiken. Taken in een sprint moeten duidelijk gedefinieerd en uitvoerbaar zijn. De 'definition of done' is al heel gebruikelijk, maar de 'definition of ready' is net zo belangrijk als de definitie van klaar.
Het klaar hebben van een taak om te ontwikkelen impliceert dat het teamlid via verschillende kanalen over alle informatie beschikt om het inzicht te hebben om tot een succesvol resultaat te komen.
Communiceer omdat je niet niet kunt communiceren
Deel alle aspecten van het project met het hele team om ervoor te zorgen dat iedereen de voortgang van het project en mogelijke problemen volgt. Transparantie zorgt voor betrokkenheid, ook op afstand en daardoor voelt iedereen zich betrokken. Communicatie is een motiverende factor. Maar sterker nog: een gebrek aan communicatie kan zeer demotiverend zijn voor het team. Problemen komen later dan gebruikelijk aan het licht en dus vaak met meer impact
Gebruik tools die gedistribueerd werken faciliteren
Eén advies: Walk the talk. Het delen van de juiste content is key, hetzij via een projectsite op Microsoft SharePoint, via een channel in MS Teams of een Confluence website. Versiebeheer en 'one version of the truth' vermijdt kostelijke misverstanden.
Naast het delen van documenten en projecttools zoals issuetracking en een wiki gebruiken we ook een chat-platform. Zeker in combinatie met een speakerphone met ruisonderdrukking werken deze tools uitstekend. Voor ons was het een kleine investering die veel comfort bracht bij het doen van conference calls. Deze tools worden intern gebruikt binnen teamleden, maar ook in de interactie met onze klanten. De mogelijkheid om privé-chats en groep-chats te gebruiken vergemakkelijkt directe communicatie binnen het projectteam. Deze chatinhoud varieert van elkaar helpen met een snelle chat, het initiëren van een peer review tot small talk, wat essentieel is om een teamgeest te creëren.
Vertrouw niet uitsluitend op schriftelijke communicatie
E-mailen, whats app en alle andere vormen van schriftelijke communicatie maken deel uit van de communicatie, maar vermijd het overmatig gebruik ervan als standaard communicatievorm.
Het ontbreekt aan de persoonlijke benadering die nodig is om een goede werkrelatie op te bouwen. Maak gebruik van videoconferenties. Communicatie op afstand is altijd moeilijker dan in dezelfde kamer. Maar door het gebruik van videoconferenties komt er ook meer non-verbale communicatie door (ziet er vermoeid uit, heeft een Movember-snor, …)
Houd er rekening mee dat iedereen van tijd tot tijd verdwaald is in de vertaling.
Bij het vertalen gaat informatie verloren. Wij werken continu in meertalige multidisciplinaire teams waarbij de meest voorkomende taal 'gebroken' Engels is. En dat is de fout van iedereen. Ga er gewoon mee om. Ga er op een positieve, constructieve manier mee om.
Maak indien mogelijk gebruik van mogelijkheden waarbij gedistribueerde teams zich bij elkaar kunnen voegen. Op een congres, op een bedrijfsevenement, …, en faciliteer dat.
Flexibele zelf sturende teams
Werken in een verspreid team betekent niet dat iedereen van negen tot vijf moet werken. Zelfs in near-shoring kan er een tijdzoneverschil van één tot twee uur zijn. Maar het is zeker nodig om terugkerende overlegmomenten te creëren. Een dagelijkse stand-up bijeenkomst. ools helpen om te zien wie er online is. Een doorlopende open lijn creëert een groepsgeest om de gevraagde resultaten te bereiken.
.